契約書の保管体制は適切か|売上をアップを狙うには販売促進活動が重要!
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売上をアップを狙うには販売促進活動が重要!

契約書の保管体制は適切か

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管理コストを削減

契約書管理は情報セキュリティの確保やコンプライアンスの遵守といった観点から重要なだけでなく、業務効率を向上させることにも繋がります。問い合わせを受けてから契約書を探しはじめていては、迅速な対応ができません。また新たな契約を結ぶ際には、過去の契約が参考になります。必要なときいつでも契約書を参照できる体制づくりが求められます。とはいえ膨大な数の契約書を分類しファイリングするには、それだけで多くの工数を消費してしまいます。売上に直接関与しない管理コストの増加は望ましくありません。契約書管理システムは大量の契約書を一元的に管理し、原本は安全な場所に保管したままで、素早く情報を取り出せるため人気があります。

期限切れを回避

手作業で大量の契約書を保管していると、しばしば期限切れを見逃して問題になりますが、逆に期限切れは新たな契約を結ぶ好機とも言えます。契約書管理システムは期限の近づいた契約書を自動的に選び出し、担当者に注意を促すことで、契約切れを回避しビジネスの維持拡大に貢献します。いつでも誰でもリアルタイムで情報を共有できることは、一元的管理システムの長所ですが、セキュリティの側面からは注意すべき点でもあります。契約書管理システムでも編集や閲覧について、個々のユーザーごとのアクセス権限を厳格に定めることが重要です。市販の契約書管理システムの導入を検討しているなら、セキュリティ対策にも着目して製品を選んでください。